Die Ausgangssituation
Terminplanung, Abwesenheiten, Zeitmanagement - und der Kundenservice ?
Kunden, Interessenten und Mitarbeiter erwarten und benötigen schnelle Antworten auf Terminanfragen, Informationen über Abwesenheiten und sonstige Verfügbarkeiten. Eigentlich einfache Informationen, deren Bereitstellung im Arbeitsalltag jedoch einen erheblichen organisatorischen Aufwand verursachen kann. Die daraus resultierende Mehrarbeit zeigt sich vorwiegend durch einen erhöhten Verwaltungsaufwand, zahlreiche Doppelarbeiten, lange Reaktionszeiten und somit deutlich erhöhte Kosten. Und schlechter Servicequalität...
Die Problematik
Meist werden Termine, Aufgaben und Verfügbarkeiten in regelmäßigen Meetings besprochen, die jedoch eher einer "Organisationsbesprechung" ähneln ("Wer macht eigentlich was - und wann ?") und die insofern bestenfalls mittel- bis langfristige Planungsvorgaben für größere Projekte liefern. Die zahlreichen sonstigen Termine und Aufgaben, Abwesenheiten, kurzfristige Verfügbarkeiten, notwendige Ressourcen u.ä. bleiben hierbei unberücksichtigt.
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